Cómo gestionar el caos de papel con un escáner portátil de Xerox

Si echa un vistazo a las mesas de su lugar de trabajo, seguramente encontrará varios montones de papel que a veces dificultan la búsqueda de un determinado documento. Pero este problema no es exclusivo de los empleados que desempeñan su actividad en una oficina, sino que también afecta a los profesionales móviles. De hecho, en este último caso la situación puede ser mucho peor porque estas personas pueden verse obligadas a arrastrar durante su jornada laboral una gran cantidad de facturas, formularios y recibos.

Pero lo que para los trabajadores es un caos puede convertirse en una oportunidad de negocio para el canal que decida ayudar a los clientes a organizarla información que necesitan. De hecho, estas soluciones para optimizar el puesto de trabajo pueden derivar en implementaciones a gran escala que incorporan sistemas de gestión de documentos, integración con SharePoint de Microsoft y que incluso impulsan la demanda de soluciones de almacenamiento. En pocas palabras, la eliminación de papel en la oficina puede conllevar para los distribuidores otro tipo de papel: dinero.

Si bien estas implementaciones a gran escala son cada vez más demandadas, muchos proveedores de soluciones, especialmente los que se ocupan de atender a las pequeñas empresas, estiman que lo mejor es empezar con algo pequeño. Y aquí es donde entra en juego el nuevo escáner portátil de Xerox: Travel Scanner 100.

Este dispositivo tan sólo pesa 300 gramos y alberga en su interior el software de Visioneer, que facilita el escaneado con un simple botón, y la tecnología VRS de Kofax, que optimiza el visionado de los archivos digitalizados.

De entrada, las bondades de este escáner se resumen en que es un equipo ligero, compacto y fácil de usar, lo cual ya hace que valga la pena. Pero por si fuera poco, se trata de un dispositivo que se recarga a través de los puertos USB 2.0 de cualquier ordenador, por lo que no requiere ninguna fuente de alimentación adicional, algo que agradecerán los profesionales móviles que tengan que desplazarse con él. Y para estos trabajadores Xerox incluye una bolsa de viaje de piel que protege a la unidad frente a cualquier golpe fortuito.

En cuanto a las características técnicas de Travel Scanner 100, proporciona una resolución de 600 ppp con color de 24 bits y puede llegar a escanear hasta seis páginas por minuto a 200 ppp, una calidad apropiada para la mayoría de los documentos.

Y además del software de Visioneer y Kofax incluido de serie, Xerox también ofrece algunas configuraciones especiales con otras aplicaciones, como una edición de OmniPage 15, que ofrece reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Presto! BizCard 5, que permite a los usuarios explorar rápidamente las tarjetas de visita escaneadas.

Otra de las ventajas de este producto es que presente una instalación muy simple. Tan sólo es necesario instalar desde un CD las aplicaciones de software y conectar el equipo. A partir de ahí, son necesarias unas pocas tareas adicionales como calibrar el escáner.

La instalación de todos los productos y la configuración del equipo como mucho lleva una media hora. Nosotros hemos probado el Travel Scanner 100 con un Toshiba Portege R500 con Windows Vista Business Edition y no encontramos problemas durante la instalación ni en las pruebas posteriores.

Trabajar con este periférico es muy sencillo, ya que el equipo detecta automáticamente el papel y tan sólo hay que pulsar un botón para que comience el escaneado. Posteriormente, la tecnología VRS hace un excelente trabajo de limpieza de los archivos. Nosotros fuimos capaces de escanear sin ningún problema documentos estándar, así como tarjetas de visita y otros tipos de soportes.

Sin embargo, le hicimos pasar algunas dificultades al explorar papel cuché, aunque era algo de prever dado que este soporte tiende a deslizarse y dificulta la obtención de una imagen perfecta. Esto mismo también lo experimentamos con fotografías y otros documentos de tamaño no estándar, aunque finalmente estos problemas se solventaron prestando un poco de atención al alimentador.

Por otro lado, muchas de las aplicaciones incluidas con el escáner son versiones limitadas y puede carecer de algunas características que necesitan los usuarios más avanzados.