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El tejido empresarial español está mayoritariamente compuesto por pymes; de hecho, el 99% de los negocios de nuestro país son pequeñas y medianas empresas. Y lo cierto es que dirigir con éxito una pequeña empresa puede suponer todo un desafío, ya que los recursos son menores, tanto a nivel de personal como de presupuesto, pero la productividad ha de seguir siendo elevada para que la empresa sea rentable. Así los empleados deben tener experiencia y flexibilidad para adaptarse a diversas áreas.

El empresario, por su parte, ha de implantar estrategias tanto a nivel empresarial como de tecnología, entre ellas, de impresión, para que el funcionamiento diario de la empresa sea eficiente. Y no sólo implantarla, sino compartirla con sus empleados y hacerles partícipes de la importancia de ésta en la buena marcha de la empresa. Existen cinco puntos clave a tener en cuenta:

1. El valor de los equipos multifunción: los dispositivos Todo en Uno imprimen, copian, escanean y envían faxes. Aparte de la comodidad que suponen, ayudan ahorrar espacio y minimizan el impacto medioambiental. Además, ayudan a aumentar la eficiencia, ya que, por ejemplo, la impresión a doble cara, además de facilitar el proceso de impresión, ahorra papel y, por tanto, costes. También cuentan con tiempos de calentamiento prácticamente inmediatos desde el modo reposo, sin necesidad de espera. La facilidad de uso de los nuevos equipos también ahorra un tiempo valioso para los empleados.

2. Software avanzado: los dispositivos de impresión cuentan con paquetes de software cada vez más avanzados, que permiten una racionalización mayor de los procesos. Por ejemplo, una gestoría o un departamento de contabilidad, cuenta con una gran cantidad de documentación: facturas, contratos y correspondencia se acumulan diariamente y es necesario archivarla. Un software que aporte la posibilidad de escanear un documento y convertirlo a un PDF con posibilidad de búsqueda permite gestionar la documentación de forma electrónica: los empleados pueden buscar así los documentos de forma sencilla, con una palabra clave. La gestión electrónica posibilita además, un ahorro de espacio y papel.

3. Crear de forma interna los materiales de marketing: tradicionalmente se piensa que en una situación económica complicada el marketing es una de las primeras partidas que ha de sufrir recortes, especialmente en una empresa pequeña. Sin embargo, si se cambia el concepto sobre la producción de los materiales, no ha de ser necesariamente así. Existen plantillas predefinidas en el software de las impresoras con las que se pueden crear materiales de aspecto realmente profesional como material para punto de venta, carteles o folletos. De este modo, además de lograr una máxima personalización, se logra una reducción de costes asociados a proveedores externos, así como un recorte de los tiempos de espera.

4. Conocer la velocidad real de impresión y copia: al adquirir una impresora o dispositivo multifunción la velocidad es un factor a tener en cuenta; sin embargo, comparar la velocidad entre distintos modelos y fabricantes es complicado, a menos que se utilice el mismo método para calcularla, como las normas ISO. En 2009 se publicaron las normas ISO/IEC 24734 –para dispositivos de impresión digital, incluidas impresoras de inyección de tinta- e ISO/IEC 24735 –para dispositivos de copia digital y multifunción con alimentador automático de documentos- como estándar internacional, que Canon ha adoptado y que suponen un beneficio para los usuarios. Antes, los fabricantes usaban un patrón de impresión para ensayar las velocidades de impresión imprimiendo en el modo más rápido posible, pero normalmente los usuarios no imprimen así. Si todos los fabricantes incluyeran estas normas, los usuarios podrían comprar el rendimiento en igualdad de condiciones entre los productos, asegurándose de que están haciendo una buena inversión.

5. Tener en cuenta los aspectos medioambientales de la estrategia de TI: las empresas deben plantearse el impacto medioambiental de todas sus tareas de impresión. Aunque parezca mentira, existen pequeños cambios que, de forma acumulativa, pueden marcar una gran diferencia si se mantienen a lo largo del tiempo. Son elementos clave la impresión a doble cara, un software específico para impresión desde web -que da como resultado un ahorro de papel- y la sustitución de cartuchos de forma individual -que conlleva un uso óptimo de los mismos así como una reducción de los residuos-.

Las pymes se encuentran en un entorno competitivo, en el que día a día han de asegurarse de que siguen siendo rentables. La eficiencia es esencial y gran parte de ella puede lograrse utilizando las herramientas adecuadas y fomentando su uso entre sus empleados así como concienciándose de la necesidad de aprovechar al máximo las oportunidades que les ofrecen las tecnologías más avanzadas.