Transformación Digital

Los gestores de las organizaciones y cada vez más las organizaciones en su conjunto son conscientes de la existencia de cuatro pilares básicos que dan soporte a los negocios y a las relaciones con clientes y proveedores: comunicaciones, digitalización de la información, movilidad y seguridad.

No es casual, por tanto, que muchas empresas se encuentren actualmente en un proceso de transformación de sus modelos de negocio; desde el modelo tradicional, basado en la relación presencial y el uso intensivo del papel, hacia una relación digital y global basada en la gestión electrónica y telemática.

Estos cambios implican una Transformación Digital, pero: ¿cuáles son las ventajas?, ¿existen limitaciones?

La transformación digital tiene sus orígenes hace más de 40 años, cuando algunos visionarios aseguraban que las tecnologías informáticas eliminarían el uso del papel. Y aunque nos hemos ido acercando, diferentes aspectos -legales, socio-culturales, jurídicos, tecnológicos, etc.- han impedido minimizar aún más la utilización del papel.

En la actualidad ya no sólo se trata de minimizar o eliminar el uso del papel, con todo lo positivo que sería para el medioambiente; sino que las tecnologías digitales aportan otros tipos de ventajas, iguales o más significativas para el negocio, como son:

• Aumentar la productividad
• Incrementar la satisfacción de los clientes
• Mejorar la seguridad y el control
• Optimizar los procesos
• Mejorar la competitividad
• Reducir significativamente los costes

Además, las empresas afrontan el imperativo de atender la demanda existente sobre el uso de las nuevas tecnologías para relacionarse y realizar negocios. Curiosamente, hasta no hace muchos años, las empresas eran pioneras en la introducción de nuevas tecnologías, mientras que en la actualidad, son los clientes los que tienen mayor conocimiento de algunas de las nuevas tecnologías como, por ejemplo, la utilización de apps en smartphones y tablets.

Este aspecto de cambio cultural, debe ser entendido y aprovechado por las empresas, de forma que esos nuevos “canales” puedan ser utilizados para fortalecer y aumentar el negocio.

Se debe tener en cuenta a este respecto que el pasado 17 de octubre fue presentado en el Congreso de los Diputados el Proyecto de Ley por el que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.

Este nuevo marco jurídico favorecerá la transformación digital, ya que despeja dudas jurídicas con relación a aspectos tales como:

• La sustitución del soporte papel por soporte en formato digital, tanto para las ofertas como para los contratos.
• La inalterabilidad y recuperación de esos contenidos digitales.
• La confidencialidad y privacidad de los contenidos.
• La identificación digital de consumidores y usuarios.
• La sustitución de las comunicaciones postales con sus clientes por las comunicaciones telemáticas.

También sabemos que, desde abril de este año, el Tribunal Supremo da validez a las notificaciones electrónicas realizadas sobre plataformas electrónicas de certificación, como medios de prueba fehacientes.

Existen, no obstante, algunas barreras de diferentes índoles para conseguir una transformación digital, entre las que podemos destacar las siguientes:

• Adaptación IT de las iniciativas de las áreas de negocio.
• Coste y complejidad.
• Asuntos de seguridad, como son: Privacidad, Identidad y Confidencialidad.

Afortunadamente, al igual que hemos visto con respecto a los temas jurídicos, estas barreras no son insalvables.

Por una parte, los máximos responsables de las áreas TIC han de ser los primeros, dentro de las organizaciones, en aceptar la necesidad y en impulsar ese cambio del modelo. Por otra parte, la transformación digital puede realizarse de forma completamente modular, de tal manera que tanto el coste como la complejidad de los proyectos no representen un problema inabordable para el negocio.

Con respecto a las barreras de seguridad, en la actualidad existen soluciones tecnológicas probadas que permiten salvar dichas barreras. A día de hoy contamos con herramientas para realizar, entre otras tareas:

• La identificación digital de clientes (certificados electrónicos itinerantes)
• La eficiencia en la gestión de comunicaciones con clientes
• La obtención y gestión de firma digital y firma electrónica
• Timestamping
• La digitalización certificada (gestión de contratos y documentación operativa y comercial)
• La gestión documental y de contenidos (archivo seguro –timestamping, firma electrónica y encriptación- para el almacenamiento y custodia de información y documentación)
• Notificaciones telemáticas certificadas
• Aplicaciones de negocio para smartphones y tablets (incorporando timestamping, firma digital, firma electrónica y encriptación cuando se requiera)
• La seguridad en contenidos a través de soluciones de gestión de derechos de accesos y utilización de información sensible.

Todas estas soluciones deben estar específicamente desarrolladas para su uso a través de dispositivos móviles (tablets, smartphones) utilizando tanto sus navegadores como aplicaciones nativas.

Disponemos, por tanto, de las herramientas y tenemos que aprovechar la excelente oportunidad que supone la transformación digital.

 Fdo:   José Luis Cumplido, Director de Desarrollo de Producto, Digitalización y Movilidad del Grupo CMC.