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Una introducción al ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que facilitan a una empresa la posibilidad de manejar su negocio de una forma más simple, o al menos digitalizada, incluyendo en un solo programa información de varios procesos: producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad. Funciona uniendo los diversos módulos en un sistema integrado.

¿Para qué?

El propósito de un software ERP es poder ofrecer apoyo a los clientes de la empresa, y también a la propia compañía a y es que, con una visión amplia de la gestión, se busca dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita que la toma de decisiones sea más sencilla. Un software ERP puede, además, como recuerdan desde Ilastec, recuerda Manuel Bécares, desarrollador y fundador de la compañía que gracias a estos servicios, se pueden conocer las “ganancias o pérdidas que un minorista está teniendo o en qué áreas puede optimizar los ingresos o gastos de su negocio”.

Así, vemos que uno de los principales objetivos de aquellas empresas que integran soluciones ERP a sus sistemas sería el de facilitar el trabajo a la empresa. Isabel Pomar, directora comercial de Datisa explica que “los ERP juegan un papel estratégico más aún en el período de transformación digital que está experimentando el conjunto de la sociedad en el que el volumen creciente de datos sobre clientes, proveedores, facturación, mercancías, etc. hace prácticamente imposible la gestión manual de los mismos”. Y es que, cada vez más, para una empresa, como puede ser una marca minorista, hay más asuntos que gestionar y es que conocer al cliente, gracias a los datos que aportan las nuevas tecnologías se ha convertido en esencial para sobrevivir.

También las pequeñas empresas necesitan de un buen software ERP. Desde llastec, que crea este tipo de soluciones,  dice Bécares que “por ejemplo una tienda de ropa de barrio, que es considerada una pequeña empresa, puede llegar a manejar más de 30.000 referencias de productos que venden. Sin un software de gestión adecuado llega un momento que saber el stock que se tiene de un producto o cuánto se ha vendido de una temporada, llega a ser imposible”.

¿Y si hablamos de ecommerce?

Por su parte, añade Isabel Pomar desde Datisa que “una solución ERP permite integrar las actividades de ecommerce con la plataforma para que cada pedido y la documentación derivada del mismo quede registrado automáticamente en el sistema y actualice, por ejemplo el stock”.

Cuando una empresa vende tanto online como en tiendas físicas, además de un TPV que permita tener una visión amplia de lo que acontece en ambos canales, “el ERP permitirá ayudar a esta integración de las operaciones de los dos canales de manera automática”, como recuerda Isabel.

Desde Datisa añaden que otro aspecto importante cuando hablamos de comercio electónico “tiene que ver con la transparencia en relación a la información que se le facilita al cliente que deberá estar informado en todo momento sobre el estado de situación de su pedido”.

Hay que tener en cuenta que  gracias al ecommerce, un minorista puede guardar información detallada sobre sus clientes, y, si conviene, esta información puede compartirse con el software ERP. Muchos expertos recomiendan solo compartir la información más relevante y así, creando una estrategia ERP, se tendrán en cuenta los gustos y preferencias de los consumidores.

Lo que sí debe integrarse son los pedidos y las facturas, para poder contabilizar algunos aspectos a considerar para esta integración es mandarle el número de pedido, los SKU y la cantidad vendida y los descuentos.

¿Por qué integrarlo?

Publicaba Channel Biz hace unos días un estudio presentado por el comparador de software BuscoelMejor  bautizado como ‘Demanda de Software en 2015’ donde destaca que “las empresas españolas cada vez recurren más a servicios en la nube, siendo las soluciones ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (gestión de la relación con los clientes), las que más requieren las compañías”. Concretamente, el 52% de las búsquedas que se realizan en este buscador de software, necesita una solución ERP.

Otro dato que destacan desde BuscoelMejor es que en el apartado de ERP, más de un 85% de las consultas han sido sobre módulos de contabilidad. A continuación se sitúan los de RRHH (nóminas), con un 67%. Los módulos de inventario y gestión de proyectos han sido demandados por un 55% y un 40% respectivamente.

Desde Datisa, otro informe presentado hace unas semanas quiere hacer ver a las empresas que necesitan recurrir a un software ERP cuando sientan que no son capaces de dar una respuesta rápida a los problemas, porque cuentan con la sistemas enormes y complejos o cuando los empleados o gerentes vean que tienen dificultades para acceder a la información aunque esté situada dentro del sistema.

Manuel Bécares desde Ilastec recuerda que “la principal ventaja que hay entre tener un software ERP y no tenerlo es que un programa informático puede procesar datos infinitamente más rápido que una persona, por lo que para agilizar todo tipo de procesos y reducir costes, especialmente de gestión”.

Aspectos negativos a no olvidar

Pero no todo es siempre de color de rosas, así que en este reportaje vamos a ver también qué carencias muestran los sistemas ERP o en qué puede afectar negativamente al negocio.

Por un lado, no hay que olvidar que se requiere de un cambio en la infraestructura tecnológica de la empresa. Aunque las empresas están trabajando por ofrecer sistemas cada vez más sencillos, a veces puede resultar complicada su gestión. Relacionado con esto, también están los costos de este tipo de software, aunque el mercado está democratizándose, sobre todo con soluciones de pequeñas empresas que buscan ayudar a esas pymes que quieran digitalizarse, hay que saber sacarle partido al sistema para amortizar el gasto extra que supone contar con una solución ERP. De hecho, sería positivo contar con personal en la empresa que tenga ciertos conocimientos informáticos o ganas de aprenderlo.

Otra desventaja es que, en ocasiones, las empresas notan que existe dificultad para integrar la información de otros sistemas independientes, o bien que están en otra ubicación geográfica. Esto se da más frecuentemente con empresas que tienen unidades distribuidas en otras localidades, o aquellas que manejan varios proveedores.

También hay que tener en cuenta que si la empresa se resiste a compartir información entre las diversas secciones de la compañía o unidades de negocio, esto puede reducir la efectividad de los sistemas ERP instalados. Y es que, creen los expertos que, en ocasiones, es posible que haya personal poco capacitado o desinteresado en hacer uso del mismo, lo que llevaría a no sacar el partido suficiente a estos sistemas.